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东莞城市学院会计档案管理办法
作者:管理员编辑:管理员 审核:管理员 时间:2021/12/16 9:27:06 浏览:964

为了进一步加强学校会计档案管理,有效保护和利用会计档案, 根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规,制定本办法。

一、会计档案的类别

会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映各项经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体包括:

(一)会计凭证类:原始凭证、记账凭证。

(二)会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

(三)财务报告类:月度、季度、半年度、年度财务报告。

(四)其他会计资料:

1.银行对账单、银行存款余额调节表;

2.会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册,会计档案鉴定意见书;

3.学年度预决算报告及相关资料;

4.审计报告、所得税汇算清缴报告、纳税申报表及相关资料;

5.学校评估报告及相关资料;

6.学校收费许可证、各类收费备案表及相关资料;

7.其他具有保存价值的会计资料。

我校可利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。同时满足下列条件的,内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

1.形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;  

2.使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;  

3.使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;  

4.采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;  

5.建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;  

6.形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。  

二、会计档案的装订和归档

(一)经复核、记账完毕的会计凭证,由档案保管员负责整理并装订成册,编制会计档案保管清册后入库保管。

(二)会计凭证的装订要求整齐美观,每本加具封面和封底,封面上应注明单位名称、年度、月份、起讫日期、起讫号码、装订人等。

(三)各类会计档案归档前原则上由经手人负责保管,在归档期限内移交档案保管员整理、装订并入库保管。各类会计档案的归档期限为:

序号

档案名称

归档期限

会计凭证类

会计年度结束后次年的3月31日前。

会计账簿类

财务报告类

其他类:

1

银行对账单

会计年度结束后次年的3月31日前。

2

银行存款余额调节表

3

学年度预决算报告

预决算工作结束并经董事会通过后的三个月内。

4

审计报告

事务所出具审计报告并经相关领导批准后的三个月内。

5

所得税汇算清缴报告

申报截止日(每年531日)后的三个月内。

6

纳税申报表

申报截止日后的三个月内。

7

评估报告

评估结束后三个月内。

8

收费许可证、收费备案表

收费许可证:许可证到期日届满后的三个月内;收费备案表:经物价局核准后的三个月内。

三、会计档案的保管

(一)会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限为:


序号

档案名称

保管

期限

备注

会计凭证类:

1

原始凭证

30

2

记账凭证

30

会计账簿类:

1

总账

30

2

明细账

30

3

日记账

30

4

固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5年。

5

其他辅助账簿

30

财务报告类:

1

月、季度、半年度财务报告

10

2

年度财务报告(决算)

永久

其他类:

1

会计移交清册

30

2

会计档案保管清册

永久

3

会计档案销毁清册

永久

4

会计档案鉴定意见书

永久

5

银行存款余额调节表

10

6

银行对账单

10

7

纳税申报表

10

8

学年度预决算报告

永久

9

审计报告

永久

10

所得税汇算清缴报告

永久

11

评估报告

永久

12

收费许可证、收费备案表

永久

(二)会计档案由财务处档案室按规定期限保管,档案保管员应不定期检查、整理会计档案,落实防火、防盗、防虫、防潮等安全措施,确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅。

四、会计档案的借阅

(一)会计档案不得外借。如有特殊需要,经财务处负责人批准后,可以复制。

(二)财务处人员因工作需要可在档案室自行查阅会计档案,如需借调出档案室,应办理借阅登记手续,使用完毕后放回原处,并在借阅登记簿上办理注销手续。

(三)学校非财务处人员查阅或复制会计档案的,须提供相关申请并由所在部门负责人签署意见,经财务处负责人批准后方可进行。

(四)外部单位要求查阅或复制会计档案的,学校经手部门须提供相关申请并由部门负责人签署意见,经财务处负责人及分管校领导批准并在查档登记簿上办理登记手续后方可进行。

五、会计档案的移交

(一)因工作需要交接会计档案的,交接双方应办理会计档案交接手续。移交方应填写会计档案移交清册,列明移交的会计档案名称、册数、档案编号、移交时间等内容。交接时,交接双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项交接。清点无误后,交接双方经办人和监交人应在会计档案移交清册上签名或盖章。

(二)电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

六、会计档案的销毁

(一)学校应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。会计档案鉴定工作由财务处、学校纪检监察人员共同进行。

(二)经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

1.由经办人编制会计档案销毁清册,列明销毁的会计档案名称、册数、档案编号、销毁时间、应保管期限、已保管期限等内容,由财务负责人审批、学校纪检监察人员核定,经校长批准后方可进行。

2.销毁会计档案前,监销人和学校纪检稽查人员应按照会计档案销毁清册所列内容进行清点、核对。销毁后,经办人、监销人和学校纪检稽查人员应在会计档案销毁清册上签名或盖章。

3.电子会计档案的销毁还应符合国家有关电子档案的规定,并由财务处和网络中心共同派员监销。

七、会计档案的管理责任

在会计档案管理过程中,未按规定程序办理会计档案的装订、归档、借阅、移交等手续的,将追究直接责任人的责任。未按规定保管或销毁会计档案的,将追究直接责任人、档案保管员及财务处负责人的责任。


本管理办法自学校批准印发之日起执行,由财务处负责解释、修订。学校原有与本办法相同或相冲突的文件同时停止执行。